Teknik Dokumentasi Ilmu Perpustakaan

Om Swastyastu, Kali ini saya akan berbagi koleksi saya yaitu entang "Teknik Dokumentasi Dalam Ilmu Perpustakaan". Semoga koleksi saya ini bisa membantu kalian semua yang membutuhkan. jangan lupa tinggalkan Comment ya...Suksma...

PERPUSTAKAAN

Perpustakaan adalah sebuah gedung yang dimana didalamnya berisi koleksi buku-buku yang difungsikan untuk dibaca oleh masyarakat, baik itu dibaca didalam gedung perpustakaan, atau pun di pinjam untuk dibawa pulang. Ada banyak jenis-jenis perpustakaan, ada perpustakaan sekolah yang letaknya di sebuah sekolah (baik itu SD, SMP, SMA, dan perguruan tinggi), ada perpustakaan daerah yang letaknya di sebuah kabupaten/kota/provinsi, dan masih banyak lagi. Masyarakat mengasumsikan perpustakaan berisi buku-buku saja, atau bisa dikatakan dimana ada kumpulan buku itu disebut perpustakaan. Namun asumsi itu salah, karena tidak semua kumpulan buku itu disebut perpustakaan. Perpustakaan tidak hanya sebagai kumpulan buku, tetapi perpustakaan juga berfungsi sebagai sumber atau pusat informasi bagi penggunanya.

Pengertian Dokumentasi

Dokumen adalah suatu wadah atau wahana informasi yang disimpan dalam bentuk tertentu dan kepentingan tertentu. Kegiatan dokumentasi melibatkan kegiatan pengumpulan, pemeriksaan, pemilihan dokumen sesuai dengan kebutuhan.

Ciri-ciri Dokumen

1.Ciri Fisik

- Berat

- Tebal

- Proses Pembuatan

2. Ciri Intelektual

- Tujuan Dokumen

- Isi Dokumen

- Subjek Dokumen

- Jenis Dokumen

- Pengarang Dokumen

- Sumber Dokumen

- Metode penyebaran

Sifat Dokumentasi

- Tekstual

Dokumen yang dibuat secara tertulis. Contoh : Buku, Majalah, Koran.

- Nontekstual

Dokumen yang dibuat secara tidak tertulis. Contoh : Video, Audio, CD.

- Campuran

Dokumen yang dibuat secara tertulis dan tidak tertulis. Contoh : Sebuah buku tutorial yang dilengkapi dengan CD yang berisi Video tutorialnya.

Modus Produksi Dokumen

a. Dokumen mentah, yaitu dokumen yang objeknya dalam bentuk asli seperti sampel lahan, sampel bahan tambang, sampel fosil, sampel kayu, dan lain-lain.

b. Dokumen manufaktur, yaitu dokumen buatan manusia yang dapat berupa karya seni, pengetahuan, dan karya sastra.

Teknik Reprographi

Reprografi dokumen merupakan suatu cara menanggulangi kerusakan dokumen dengan cara membuat ulang dan memperbanyak dokumen tersebut.

Pemafaatan Dokumen

Pengelompokan dokumen ditinjau dari pemanfaatannya dapat dilakukan berdasarkan:

1. Keberkalaan (periode city), dokumen yang pemanfaatannya memiliki masa berlaku seperti majalah, buku, jurnal, dan sebagainya.

2. Seri, dokumen yang pemanfaatannya memiliki urutan atao serial seperti foto, suara, video, dan dokumen non tekstual lainnya.

Metode Publikasi Dokumen

Metode pempublikasi dokumen dibagi menjadi 2, yaitu:

1. Konvensional, merupakan metode yang menggunakan sistem penerbitan seperti buku-buku, majalah, jurnal, dan lain-lain.

2. Non konvensional, merupakan metode yang tidak menggunakan system penerbitan seperti

Karakteristik Intelektual

Karakteristik intelektual dapat dilihat dari:

a. tujuan dibentuknya dokumen

b. isi dari dokumen

c. asal usul pengarang

d. tingkat kerahasiaan dokumen

Pemilihan dan Pengadaan Dokumen

Pemilihan Dokumen

Pemilihan dokumen adalah suatu kegiatan intelektual yang mungkit dapat dikatakan kegiatan yang rumit. Pemilihan dokumen dilakukan sebelum melakukan pengadaan dokumen. Sebelum memilih dokumen, kita harus melaluka survei dengan teknik yang pertama adalah menyebarkan catalog yang kita miliki ke pengguna dan yang kedua adalah penyentangan catalog oleh pengguna sebagai bahan rujukan kita dalam membeli buku.

Pemilihan dokumen dilakukan dengan 2 cara, yaitu:

1. Verifikasi rutin, yaitu pemilihan yang dilakukan dengan mempertimbangkan:

-        Keberadaan bahan pustaka

-        Bentuk dokumen

-        Cara memperoleh (sumbangan / pembelian)

2. Verifikasi intelektual, yaitu pemilihan dokumen yang dilakukan dengan mempertimbangkan nilai intrisik dari dokumen.

Kriteria yang harus diperhatikan dalam melalukan pemilihan dokumen adalah:

-        Sifat dokumen

-        Asal-usul dokumen

-        Kebutuhan

-        Harga

-        Bahasa

-        Tahun terbit

Pengadaan Dokumen

Pengadaan dokumen adalah kegiatan teknis yang memerlukan pendekatan yang metodis serta organisasi yang baik. Pengadaan dokumen bertujuan untuk memperbanyak koleksi yang ada di perpustakaan. Pengadaan dokumen merupakan prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk menambah jumlah dokumen.

Kebijakan pengadaan adalah luaran keputusan resmi yang sudah ditimbang masak-masak oleh penentuk kebijakan. Pertimbangan dalam kebijakan pengadaan adalah:

1. Anggaran

2. Dokumen yang dibeli

3. Prioritas unit informasi tersebut

4. Struktur hukum unit informasi

5. Tipe pemakai

6. Hubungan dengan unit informasi lain

Proses pengadaan ada 2 cara, yaitu:

a. Pembelian, pembelian dilakukan secara langsung dan tidak langsung.

b. Pengadaan cuma-cuma, dilakukan dengan 2 cara, yaitu:

1. Pertukaran, syarat pertukaran:

a). Dokumen lebih dari 1.

b). Kurang bermanfaatnya dokumen tersebut.

2. Sumbangan

a). Menerima dari sumbangan pemerintah

b). Meminta dari perbit

Kendala dalam pengadaan:

1. Dana

2. Keterbatasan material

3. Keterbatasan bahasa

Prosedur pengadaan:

1. Judul

2. Pengarang

3. Penerbit

4. Tahun terbit

5. ISBN ( International Standard Book Number )

6. ISSN ( International Standard Serial Number )

Penyimpanan Dokumen

Dalam bahasa Inggris penyimpanan (storage) berarti pekerjaan, penataan, pemeliharaan, dan pendayagunaan dokumen. Penyimpanan dokumen bertujuan untuk menginvestasi financial dn intelektual untuk keperluan informasi, penjajaran, penelitian, dan keperluan lainnya. Penyimpanan dokumen dapat berupa kegiatan penentuan bentuk simpanan, sistem penjajaran, besarnya ruang, perlengkapan yang tersedia, serta persyaratan menyimpanan. Bentuk penyimpanan dokumen dapat berupa dalam bentuk aslinya maupun tidak dalam bentuk aslinya.

Dalam penyimpanan dokumen terdapat system penjajaran. System penjajaran merupakan penyusunan dokumen menurut urutan tertentu berdasarkan aturan yang telah ditetapkan dengan tujuan mempermudan menemukan kembali (retrievar).

Kegunaan dari system penjajaran antara lain:

1. Agar koleksi dapat digunakan dengan cepat.

2. Untuk menentukan lokasi dokumen pada tempat tertentu.

3. Penambahan dokumen tanpa mengganggu dokumen lain.

4. Deteksi salah tempat dapat mudah ditemukan.

5. Pelestarian dokumen.

Bentuk dari system penjajaran dalam bentuk buku antara lain, yaitu horizontal (ditumpuk perbuku), vertical (punggung buku menghadap keatas), dan tegak lurus (punggung buku terlihat dari samping). Secara keseluruhan bentuk dari system penjajaran anatara lain:

1. Numerik, yaitu penjajaran dengan menggunakan nomor.

2. Sistemik, yaitu penjajaran dengan menggunakan klasifikasi.

3. Kombinasi, yaitu penggabungan antara numeric dan sistemik.

Daftar Pustaka

Basuki, Sulistyo. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Buku Catatan Pribadi.